Специалист по коммуникациям поделилась правилами общения в цифровой среде

О цифровом этикете рассказала специалист по деловым коммуникациям Надежда Захарова. По словам эксперта, если игнорировать эти правила, собеседник составит о вас нелестное впечатление.

В первую очередь Захарова посоветовала не делить данные на несколько сообщений. Чтобы не раздражать адресата, лучше отправить одно письмо. А в нем пронумеровать вопросы или разбить информацию на абзацы.

Также специалист по коммуникациям порекомендовала отказаться от смайликов в деловых письмах или сообщениях. Эмоджи можно использовать только в том случае, если это допускает корпоративная культура организации и стиль общения, который выбрал собеседник.

Надежда Захарова подчеркнула, что серьезные вопросы следует обсуждать не в мессенджерах, а по электронной почте. Такой способ переписки используется при важных переговорах или длительном обсуждении с участием нескольких людей. Кроме того, электронные письма помогают фиксировать долгосрочные договоренности и их можно использовать в суде как официальное доказательство.

А вот для вопросов, требующих быстрого реагирования, лучше использовать мессенджеры. По негласным правилам, в таких диалогах отвечают сразу или в течение двух-трех часов. Если ясно, что сразу вопрос не решить, следует подтвердить получение сообщения и попросить время на изучение информации. В этом случае собеседник не будет волноваться и дублировать свой вопрос.

Эксперт по коммуникациям напомнила и об уважении к личным границам. Деловую переписку в мессенджерах следует вести в общепринятые рабочие часы: не начинать раньше девяти утра и не писать позже семи вечера. Кроме того, внесены изменения в Трудовой кодекс РФ о регулировании удаленной работы. Теперь переписка работодателя и дистанционного сотрудника вне рабочего дня может рассматриваться как сверхурочная работа, за которую требуется оплата.

Надежда Захарова дала советы, как выбрать способ деловой переписки с новым собеседником:

- Более этично использовать для начала общения электронную почту. В сообщении необходимо заполнить три поля: "Кому", "Тема" и поле для размещения текста письма (так называемое "тело письма"). При инициировании общения с лично не знакомым адресатом необходимо представлять себя, указывать свою профессиональную роль в организации, которую представляете.

При начале общения в мессенджере следует учитывать, что новый собеседник может редко использовать этот способ переписки и отказываться от диалога, если нет предварительной договоренности.

Отдельно специалист по коммуникациям коснулась темы голосовых сообщений. В большинстве случаев они не подходят для делового общения, поскольку неудобны для получателя, подчеркнула Надежда Захарова в беседе с ТСН 24.

Между тем в мессенджерах могут написать и злоумышленники. Недавно в Центробанке предупредили россиян о новой схеме мошенничества.